Tietosuojaseloste

Jyväskylän steinerkoulu TIETOSUOJASELOSTE
Rekisteröidyn informoimiseksi
EU:n yleinen tietosuoja-asetus
(EU 2016/679)

1. Rekisterin nimi
Oppilashallintojärjestelmä (Visma InSchool Primus)

2. Rekisterin pitäjä
Jyväskylän steinerkoulun kannatusyhdistys ry
Wilhelm Schildtin katu 2, 40720 Jyväskylä

3. Rekisterin yhteyshenkilöt
Tietosuojavastaava Joonas Paananen
joonas.paananen@jklsteinerkoulu.fi

Koulusihteeri Jaana Haitti
Puh. 050 4617913
jaana.haitti@jklsteinerkoulu.fi

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Tietojärjestelmän ydinohjelma Visma InSchool Primus on kouluhallinnon kokonaisjärjestelmä.
Muita järjestelmään kuuluvia ohjelmia ovat lukujärjestyksen suunnitteluohjelma Kurre sekä
Primuksen ja Kurren yhteinen www-liittymä Wilma. Julkisuuslain näkökulmasta kaikkia muita
järjestelmään kuuluvia ohjelmia voidaan pitää apu- tai työkaluohjelmina.
Rekisteriä käytetään opetuksen järjestämiseen sekä perusopetuksen järjestämisen kannalta
välttämättömien ja toiminnassa syntyvien tietojen hallintaan. Rekisteriin tallennetaan oppilaiden
koulunkäyntiä, opetusjärjestelyjä ja oppimistuloksia koskevia tietoja. Rekisterissä hallitaan
opetusjärjestelyihin liittyviä yleisen, tehostetun ja erityisen tuen pedagogisia asiakirjoja sekä
opetuksen järjestämistä koskevia päätöksiä. Rekisteriin tallennettuja yhteystietoja käytetään
yhdistyksen jäsen- ja kannatusmaksujen laskutuksessa.
Kurre-ohjelman avulla voidaan tehdä koko koulua koskevan työjärjestys ja oppilaskohtaiset
lukujärjestykset. Nämä näkyvät Wilma-liittymän kautta huoltajille ja oppilaille. Osiosta on lisäksi
siirrettävissä aina ajankohtaiset kurssipäiväkirjat, joihin opettajat voivat tehdä tuntimerkinnät ja
kirjata oppilaan saamat arvosanat. Nämä ovat huoltajien ja oppilaiden nähtävissä
Wilma-liittymän kautta. Wilmaa käytetään myös kodin ja koulun yhteistyössä mm.
tiedottamisessa ja viestinnässä.

5. Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
• EU:n Tietosuoja-asetus (EU 679/2016) 6 artikla: 1a, 1c
• Perusopetuslaki (628/1998) ja Perusopetusasetus (852/1998)
• Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
• Arkistolaki (831/1994)

6. Rekisterin tietosisältö
Visma InSchool Primus sisältää seuraavat henkilörekisterit:
- opiskelijarekisteri (sisältää huoltajatiedot)
- opettajarekisteri
- henkilökuntarekisteri
- sijaisrekisteri
- hakijarekisteri
Henkilötietoja on mukana myös mm. arvioinnin rekisterissä sekä pedagogisten asiakirjojen,
tukitoimien, työssäoppimisten, näyttöjen ja osaamisen tunnustamisen rekistereissä.
Oppilaan tiedot
• Yksilöinti- ja yhteystiedot (mm. henkilötunnus, nimi, yhteystiedot, Wilma-tunnukset),
valokuva
• Huoltajien nimi- ja yhteystiedot, Wilma-tunnukset (oppilaan ja huoltajan osoitetiedot eivät ole
rekisterissä, mikäli oppilaalla on turvakielto)
• Kouluun ilmoittautumistiedot
• Oppilaan tuntimerkinnät (mm. poissaolot), aine-/kurssivalinnat ja suoritukset sekä
arviointitiedot ja todistukset liitteineen
• Yleiset koulunkäyntiin liittyvät tiedot (koulu, luokka, vuosiaste)
• Oppilaan opetussuunnitelma oppiaineineen sekä opetukseen liittyvät tiedot (mm.
opetusmuoto, S2-kieli, kieliohjelma, katsomusaine)
• Oppilasta koskevat hakemukset ja päätökset (mm. erityisen tuen päätökset)
• Oppilaan tukeen liittyvät pedagogiset asiakirjat
• Kurinpitoon liittyvät tiedot (mm. jälki-istunto, kasvatuskeskustelu, esineen tai aineen haltuun
ottaminen, opetuksen epääminen, opetustilasta poistaminen, vahinkojen korvaaminen ja
jälkien siivoaminen)
• Allergiat
Muut
• Opettajien ja muun henkilökunnan yksilöinti- ja yhteystiedot (mm. henkilötunnus, nimi,
yhteystiedot, Wilma-tunnukset ja oikeudet), valokuva
• Kouluun liittyvät perus- ja tilatiedot (mm. koulun virallinen numero, osoite, rehtorin nimi,
puhelinnumerot sekä lukuvuoteen ja Wilma-oikeuksiin liittyvät tiedot)
• Koulun työjärjestys eri ryhmille sekä MultiPrimus- että Kurre-ohjelmalla tehdyt
• Yhteishakuun (Opintopolku/KOSKI-järjestelmä) lähetettävät tiedot
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tärkeimmät lähteet ovat opettajat, oppilaat ja heidän huoltajansa. Tietoja saadaan myös
oppilaiden aiemmista oppilaitoksista. Oppilashuoltoon liittyvät tiedot saadaan Jyväskylän
kaupungilta.
• Oppilaan oppilashuoltotyöhön osallistuvilla on oikeus saada toisiltaan oppilaan/opiskelijan
opetuksen asianmukaisen järjestämisen edellyttämät välttämättömät tiedot (perusopetuslaki
40 §)
• Opetuksenjärjestäjällä on salassapitosäännösten estämättä oikeus saada maksutta oppilaan
opetuksen järjestämiseksi välttämättömät tiedot sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen
tuottajalta tai terveydenhuollon ammattihenkilöltä (perusopetuslaki 41 §)
• Oppilaan huoltajan tai muun laillisen edustajan yksilöidyllä kirjallisella suostumuksella
voidaan opetuksen järjestämisen kannalta välttämättömiä salassapidettäviä tietoja pyytää
myös muilta tahoilta (perusopetuslaki 40 §, laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 26 §)

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
• Oppilaiden yksilöinti- ja yhteystietojen sekä koulu- ja luokkatietojen siirto lukuvuosittain
hammashuollon ja oppilashuollon palveluiden käyttämään asiakassovellukseen.
• Oppilaan siirtyessä toisen opetuksen- tai koulutuksenjärjestäjän järjestämään opetukseen tai
toimintaan toimitetaan uudelle opetuksen- tai koulutuksenjärjestäjälle järjestämisen kannalta
välttämättömät tiedot Perusopetuslain (628/1998) 40 §:n perusteella.
• Jatkokoulutukseen hakeutumistiedot keväisin kansalliseen Opintopolku.fi palveluun ja
opintosuoritustiedot KOSKI-järjestelmään. (KOSKI - Opetushallinnon kansallinen
opintosuoritus- ja opiskeluoikeusrekisteri, Laki valtakunnallisista opinto- ja
tutkintorekistereistä 884/2017)
• Oppilaiden yksilöintitietojen (nimi, luokka, ryhmätiedot, salattu ainutkertainen tunniste,
sähköpostiosoite, käyttäjätunnus) siirto sähköisiin oppimisympäristöihin (peda.net, Microsoft
Office 365 ja G-suite).
• Oppilaan henkilö- ja tapaturmatiedot vakuutusyhtiölle
Kaikki siirrot tapahtuvat suojattuna.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta eikä siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietojärjestelmän/rekisterin käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa.
Käyttöoikeudet on annettu käyttäjäryhmittäin. Pääkäyttäjäoikeudet ovat rehtorilla ja
koulusihteerillä. Käyttöoikeus rekisterin sisältämiin tietoihin on vain niillä rekisterinpitäjän
työntekijöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Käyttöoikeus perustuu käyttäjärooleihin,
joille on määritelty tehtävien mukaiset oikeudet. Järjestelmä rekisteröi virheelliset
sisäänkirjautumiset ja kaiken järjestelmässä suoritetun tietojen käsittelyn ja katselun.
Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty
käyttöoikeus. Rehtori päättää käyttöoikeuksien myöntämisestä ja poistamisesta.
Yhteydet rekisteriin tapahtuvat suojatun yhteyden kautta. Tietojärjestelmän suojaus perustuu
käyttöpalvelutoimittaja Visman palvelinsuojausjärjestelmään.
Rekisterin tiedot ovat salassapidettäviä. Tietojen salassapidosta on säännökset perusopetuslain
40 §:ssä sekä viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 24 §:ssä. Jokainen työntekijä
voi käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän tarvitsee työtehtävissään. Tietoja käsitteleviä
työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu myös palvelusuhteen päätyttyä.
Tietojen säilytyksessä, arkistoinnissa ja hävittämisessä noudatetaan näitä koskevia voimassa
olevia säännöksiä ja määräyksiä.

10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä/ rekisteröidyn alaikäisen huoltajalla on oikeus tarkastaa rekisteröityä koskevat
tiedot, vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon oikaisua tai tietojen poistamista.
Tarkastuspyyntö, oikaisupyyntö ja pyyntö tietojen poistamiseksi tehdään kirjallisella lomakkeella
(Liite 1, Liite 2, Liite 3), joka toimitetaan henkilökohtaisesti rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle.
Rekisteröidyn henkilöllisyydestä varmistutaan ennen tietojen antamista, muuttamista tai
poistamista. Rekisteröidyllä/ rekisteröidyn alaikäisen huoltajalla on lisäksi oikeus vaatia
käsittelyn rajoittamista, vastustaa käsittelyä tai oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen sekä
tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Rekisterinpitäjä korjaa oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta virheellisen,
tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon, jota rekisteröity ei itse voi muokata. Tietoja
ei voida poistaa pyynnöstä, jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen
käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai
rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.

Liitteet .pdf-muodossa:

Liite1 Rekisteritietojen yleinen tiedustelu

Liite 2 Rekisteritietojen tarkistuspyyntö

Liite 3 Rekisteritietojen korjaamisvaatimus